Politique de Confidentialité

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1. Qui sommes-nous ?

Neovoxia est une agence de conseil spécialisée en Talent Acquisition qui accompagne les entreprises en croissance dans leurs enjeux de recrutement, d’acquisition de talents, de coaching et de formation.

La présente Politique de Confidentialité explique comment Neovoxia collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des personnes avec lesquelles elle interagit dans le cadre de ses activités.

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2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site internet et dans le cadre des activités de Neovoxia est :

Neovoxia
18 rue Pasquier
75008 Paris
France

Email : hello@neovoxia.com

Délégué à la Protection des Données (DPO) : DPO@VIRTUOLOGY.COM

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3. Qui est concerné ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter et traiter des données personnelles concernant :

• Les candidats ;
• Les prospects ;
• Les clients ;
• Les contacts professionnels de nos clients ;
• Les fournisseurs ;
• Les partenaires ;
• Les consultants et freelances ;
• Les employés ;
• Les visiteurs de notre site internet.

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4. Données personnelles collectées

Selon la nature de notre relation avec vous (candidat, client, prospect, fournisseur, freelance, partenaire, employé ou visiteur du site), nous pouvons collecter les catégories de données personnelles suivantes :

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Informations d'identification

• Nom ;
• Prénom ;
• Adresse e-mail ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse postale ;
• Date de naissance ;
• Nationalité ;
• Fonction ;
• Entreprise ou organisation.

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Informations professionnelles

• Curriculum vitae ;
• Parcours professionnel ;
• Compétences ;
• Expériences professionnelles ;
• Références professionnelles ;
• Comptes ou profils professionnels en ligne (notamment LinkedIn) ;
• Prétentions salariales ;
• Mobilité géographique ;
• Disponibilités ;
• Résultats d'évaluations ou d'assessments ;
• Comptes-rendus d'entretiens ;
• Informations relatives aux missions, recrutements ou prestations réalisées.

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Informations administratives et contractuelles

• Informations contractuelles ;
• Données de facturation ;
• Adresse de facturation ;
• Numéro SIRET ;
• Historique des prestations ;
• Historique de facturation ;
• Coordonnées bancaires lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou au paiement de prestations.

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Données relatives aux employés

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines, nous pouvons également traiter :

• Numéro de sécurité sociale ;
• Coordonnées bancaires ;
• Données relatives à la rémunération ;
• Données relatives aux congés et absences ;
• Données relatives aux formations ;
• Données relatives aux évaluations professionnelles ;
• Documents administratifs requis dans le cadre de la relation de travail.

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Informations techniques

• Adresse IP ;
• Type de navigateur ;
• Type d'appareil ;
• Données de navigation ;
• Informations collectées via les cookies et technologies similaires.

Nous nous engageons à ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité.

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5. Finalités du traitement

Nous utilisons les données personnelles collectées afin de :

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Recrutement et Talent Acquisition

• Identifier et contacter des candidats ;
• Évaluer l'adéquation d'un profil avec une opportunité professionnelle ;
• Organiser des entretiens ;
• Présenter des candidats à nos clients ;
• Accompagner les candidats dans leur évolution professionnelle.

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Gestion de la relation client

• Répondre aux demandes d'information ;
• Fournir nos prestations de conseil ;
• Assurer le suivi des missions ;
• Produire des rapports et recommandations.

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Gestion des fournisseurs, freelances et partenaires

• Gérer les relations contractuelles ;
• Assurer le suivi des prestations ;
• Gérer la facturation et la comptabilité ;
• Assurer le suivi administratif et opérationnel des collaborations.

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Gestion des ressources humaines

• Gérer l'administration du personnel ;
• Assurer la gestion de la paie ;
• Gérer les avantages sociaux ;
• Organiser les formations ;
• Assurer le suivi des carrières et des évaluations ;
• Respecter les obligations légales, sociales et réglementaires applicables.

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Développement de l'activité

• Informer nos contacts de nos services, actualités et expertises ;
• Partager des contenus relatifs aux tendances du marché de l'emploi, du recrutement et de la gestion des talents ;
• Réaliser des analyses statistiques et études d'activité ;
• Mesurer l'efficacité de nos actions de communication ;
• Développer et améliorer nos services ;
• Maintenir et développer nos relations commerciales avec nos prospects, clients et partenaires.

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Formulaires et services en ligne

Nous pouvons collecter des données personnelles via différents formulaires présents sur le Site afin de :

• Répondre aux demandes de contact ou d'information ;
• Assurer le suivi des échanges commerciaux ;
• Traiter les candidatures et conduire les processus de recrutement ;
• Permettre l'accès à certains contenus ou ressources ;
• Mesurer l'intérêt porté à nos services et expertises ;
• Envoyer des actualités, contenus et informations relatives à nos services lorsque vous y avez consenti ;
• Mesurer la performance de nos actions de communication.

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Fonctionnement du site internet

• Assurer la sécurité du Site ;
• Mesurer l'audience ;
• Analyser les performances ;
• Améliorer l'expérience utilisateur ;
• Assurer le bon fonctionnement des services numériques proposés.

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6. Bases légales du traitement

Conformément au RGPD, les traitements effectués reposent sur l'une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• Votre consentement ;
• L'exécution d'un contrat (ou l’exécution de mesures précontractuelles) ;
• Le respect d'obligations légales ;
• L'intérêt légitime de Neovoxia à exercer ses activités de conseil, de recrutement et de développement commercial.

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7. Nos intérêts légitimes

Dans le cadre de son activité, Neovoxia dispose notamment des intérêts légitimes suivants :

• Développer ses activités de conseil ;
• Assurer la gestion de ses relations professionnelles ;
• Produire des statistiques et analyses du marché ;
• Garantir la qualité et la sécurité de ses services.

Nous veillons systématiquement à ce que ces intérêts soient équilibrés avec vos droits et libertés fondamentaux.

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8. Partage des données

Nous ne vendons jamais vos données personnelles.

Vos données peuvent être communiquées :

• Aux clients dans le cadre d'un processus de recrutement ;
• À nos prestataires techniques et sous-traitants ;
• À nos partenaires intervenant dans la réalisation de nos services ;
• Aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

Tous nos partenaires et sous-traitants sont soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.

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9. Cookies et technologies similaires

Notre site utilise des cookies et technologies similaires afin d'assurer son bon fonctionnement et de mesurer son audience.

Nous utilisons notamment :

• Google Analytics 4 ;
• Google Tag Manager ;
• CookieScript pour la gestion du consentement.

Pour plus d'informations sur les cookies utilisés, leur finalité, leur durée de conservation et la gestion de votre consentement, veuillez consulter notre Politique de Cookies.

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10. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou conformément aux obligations légales applicables.

Les critères pris en compte pour déterminer les durées de conservation comprennent notamment :

• La nature des données ;
• La relation entretenue avec la personne concernée ;
• Les obligations légales ;
• Les besoins de suivi des recrutements ;
• Les obligations contractuelles ;
• Nos intérêts légitimes.

Lorsque cela est nécessaire, certaines données peuvent être archivées ou pseudonymisées.

Notre politique détaillée de conservation est disponible sur demande à :

hello@neovoxia.com

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11. Sécurité des données

Neovoxia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :

• L'accès non autorisé ;
• La divulgation accidentelle ;
• La perte ;
• L'altération ;
• L'utilisation abusive.

Malgré les mesures mises en place, aucun système de transmission ou de stockage de données ne peut être garanti comme totalement sécurisé.

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12. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès ;
• Droit de rectification ;
• Droit d'effacement ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit d'opposition ;
• Droit à la portabilité ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci constitue la base légale du traitement.

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13. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits ou obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à :

hello@neovoxia.com

ou

DPO@VIRTUOLOGY.COM

Nous répondrons à votre demande conformément aux délais prévus par la réglementation applicable.

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14. Réclamations

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente de votre pays de résidence.

Pour la France, l'autorité compétente est :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

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15. Protection des mineurs

Les services de Neovoxia ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans.

Nous ne collectons pas volontairement de données personnelles concernant des mineurs. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données personnelles, veuillez nous contacter afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.

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16. Sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites internet tiers.

Neovoxia ne contrôle pas ces sites et ne peut être tenue responsable de leurs pratiques en matière de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

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17. Modifications de la présente politique

Neovoxia se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques.

La version la plus récente sera toujours disponible sur cette page.

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18. Contact

Neovoxia
18 rue Pasquier
75008 Paris
France

Email : hello@neovoxia.com

DPO : DPO@VIRTUOLOGY.COM

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